DESKRIPSI

Training administrasi perkantoran sangat diperlukan untuk menyederhanakan masalah administrasi terutama di perkantoran yang semakin komplek permasalahannya. Bagian administrasi perkantoran memegang peranan yang sama penting dengan bagian lainnya, karena hasil pekerjaaan mereka menjadi acuan bagi bagian lainnya dalam menyajikan laporan-laporan. Dan cepatnya data informasi yang diperloleh sangat penting bagi perusahaan sekarang. Oleh karena itu mereka harus dibekali dengan skill dan kecakapan yang memadai guna mendukung tugas-tugasnya. Selain itu mereka harus mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

TUJUAN

Untuk pemahaman dan kemampuan supaya memiliki standar kompetensi untuk membuat perencanaan, melakukan implementasi, kontrol dan pelaporan serta melakukan proses pengelolaan arsip administrasi perkantoran yang baik. Sehingga diharapkan peserta dapat memberikan sumbang saran serta mampu mengimplentasikannya di tempat kerja masing-masing.

MATERI

1. Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern
• Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
• Ruang lingkup administrasi perkantoran
• Tujuan administrasi perkantoran
• Karakteristik administrasi perkantoran modern

2. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor
• Azas-azas manajemen perkantoran
• Struktur organisasi kantor

3. Tata Ruang Kantor
• Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
• Azas tata ruang kantor
• Jenis tata ruang kantor
• Fasilitas kantor
• Penyusunan tata letak fasilitas kantor
• Tata lingkungan kantor
• Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

4. Korespondensi
• Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
• Bagian-bagian surat
• Format surat
• Bahasa surat
• Langkah-langkah penyusunan surat
• Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar

5. Pelayanan Telepon
• Persiapan yang perlu dilakukan
• Menerima telepon
• Menelepon
• Mencatat pesan-pesan melalui telepon
• Kesalahan dalam bertelepon

6. Pelayanan Tamu
• Syarat penting penerima tamu
• Catatan identitas tamu
• Pelayanan terhadap tamu

7. Dokumentasi dan Pengarsipan
• Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
• Jenis arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan pendistribusian arsip
• Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
• Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
• Peminjaman arsip
• Penyusutan arsip
• Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip

8. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
• Pengertian dan pentingnya SOP
• Simbol-simbol dalam SOP
• Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP

9. Pengelolaan Inventarisasi
• Pengertian inventarisasi
• Pelaksanaan inventarisasi
• Mutasi barang
• Pemberian label dan kode barang
• Penghapusan barang

10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
• Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
• Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
• Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
• Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik

METODE PELATIHAN

Metode dalam pelatihan ini memberikan kesempatan kepada peserta untuk aktif sehingga tercipta suasana interaktif dimana peserta dikenalkan tentang konsep, contoh dan aplikasinya, berlatih menggunakan konsep, mendiskusikan proses dan aplikasinya